Obligaciones generales del coordinador de la clase

Función principal

La función principal del coordinador de la clase es la de asistir a los participantes e instructores visitantes.  El coordinador de la clase es el puente entre los participantes, los instructores y la administración de ILEA.  Mientras esté aquí,  el coordinador de la clase será parte del grupo administrativo de ILEA.  Como coordinador de la clase, informará a los participantes sobre los sucesos actuales e información de actualizaciones diarias.  Usted también será el enlace con los instructores visitantes asegurándose de que estén preparados para presentar los materiales del curso.  Usted evaluará todo el curso, incorporando cualquier observación y comentarios en el informe final del coordinador de la clase.  Su informe final y cualquier recomendación para cambiar los procedimientos administrativos y mejorar, son tomadas en consideración cuando ILEA planifica futuros cursos.

Orientación y sesión informativa del instructor

Antes de comenzar el curso, recibirá una sesión informativa detallada, por parte del Director de ILEA o de quien él designe, sobre su papel y responsabilidades. También conocerá a cada uno de los miembros del personal de ILEA con quienes tendrá interacción durante su estancia aquí.  Durante cada reunión, los miembros del personal de ILEA explicarán quiénes son, qué hacen y cómo le podrán asistir durante el curso.  Esto ayudará a evitar potencial confusión en el caso de que usted necesite asistencia inmediata durante una clase.  También se le requiere asistir a una sesión informativa, obligatoria, sobre seguridad, en la Embajada. Después de la sesión informativa sobre seguridad, se le podrá otorgar una credencial de identificación de la embajada.

Fechas de llegadas y salidas

El coordinador de la clase hará arreglos para llegar a El Salvador el martes anterior al inicio del programa. La salida se programará para el día siguiente de la graduación.  El coordinador de la clase se hospedará en un hotel local con el personal de ILEA. No sólo permite esto una transición más suave, sino que, también es más fácil para el coordinador de la clase ya que el personal de ILEA no se queda en el lugar y el coordinador de la clase estaría solo(a). Durante el curso, el coordinador de la clase se alojará con los participantes en un hotel cerca  del recinto de capacitación.

Horario de trabajo

En los días en que haya capacitación, las horas laborales del coordinador de la clase serán, por lo general, desde media hora antes de que comience la clase hasta media hora después de que termine la clase. Las horas de clase son de 08:00 a.m. a aproximadamente las 05:00 p.m. Esto permite un tiempo adecuado para la preparación y para reunirse con los instructores, participantes y líderes de delegación.

Celular del coordinador de la clase

A su llegada, el coordinador de la clase recibirá un teléfono celular y su cargador para la duración del curso. Ya que es imperioso que el coordinador de la clase pueda ser contactado en todo momento, este celular siempre deberá permanecer “encendido” salvo según se explica abajo.  Después de la graduación, tanto el teléfono celular como el cargador deberán ser devueltos al Director de ILEA o a quien él haya designado.  NOTA:  Cada vez que el coordinador de la clase ingrese a la Embajada de E.U.A., deberá apagar el celular y mantenerlo apagado hasta que se encuentre afuera de dichas instalaciones.

Guía de referencia del coordinador de la clase

La Guía de Referencia, entregada al coordinador de la clase, a su llegada, cumple tres propósitos: 1) La guía contiene los Reportes de Incidentes que el coordinador de la clase tiene la responsabilidad de llenar. El reporte de incidente no necesita ser llenado diariamente, sino que se utiliza para establecer un registro  escrito y para notificarle al grupo administrativo de ILEA los eventos inusuales o problemas urgentes que se susciten. 2) Sirve como una guía de referencia al explicar, con claridad, los procedimientos para el manejo de emergencias, enfermedades  y lesiones que pudieran surgir durante el curso.  3) Contiene las Hojas de Información de Antecedentes del Participante y de las Hojas de Datos del Personal de Emergencias, ambas conteniendo información importante que pudiera ser requerida en una situación de emergencia.

Oficina del coordinador de la clase

A su llegada, el coordinador de la clase recibirá una llave para la oficina del coordinador de la clase. Después de la graduación, el coordinador de la clase le devolverá la llave al Director de ILEA o a quien él haya designado.  Los siguientes artículos le serán suministrados: una computadora de escritorio con impresora, acceso a Internet y teléfono privado. A los instructores visitantes también se les proporciona el  equipo arriba mencionado, en salones adyacentes. Deberá considerar ésta como su oficina personal.  Los participantes e instructores visitantes sólo deberán estar en su oficina cuando usted esté presente.  Puede cerrar con llave su oficina cuando no esté en ella.

Salón de clases

El coordinador de la clase ayudará al personal de ILEA para asegurarse de que la clase y todo el equipo audio/visual de la clase (proyector, retroproyector, videograbadora DVD, rotafolio, equipo de interpretación simultánea, etc.) esté listo para su uso.  Si cualquiera de los equipos del salón de clase no funciona bien o no se puede operar, el coordinador de la clase necesita notificárselo al personal de ILEA, tan pronto como le sea posible.

El coordinador de la clase también comparte la responsabilidad, con el personal de ILEA, de asegurarse de que el aula de clases esté instalada de manera adecuada (sillas, identificadores portanombres, equipo de clase, cualquier separata de material) antes de la llegada de los participantes a la mañana siguiente y de asistir al personal de ILEA y a los instructores visitantes con el material y el equipo.

Ejercicios prácticos

En tanto que los instructores tienen toda la responsabilidad de realizar cualquier ejercicio práctico dentro del tema de la materia de su área, al coordinador de la clase también se le podrá solicitar su ayuda, ya sea para que participe en una dramatización o como facilitador durante los ejercicios prácticos.

Eventos programados

Los eventos programados son viajes de campo o actividades fuera del horario normal de clase.  A menos que se hayan hecho otros arreglos con la administración de ILEA, se requiere que el coordinador de la clase participe en todos los eventos programados.

Transporte

El transporte de los participantes será programado por el coordinador de la clase, el personal de ILEA y el servicio nacional de la policía de El Salvador.  ILEA tiene sus propios motoristas, responsables de  todos los mandados oficiales de ILEA y del transporte del personal de ILEA, el coordinador de la clase, los instructores visitantes y los participantes cuando sea necesario.  El coordinador de transporte será notificado cuando se requiera transportar a cualquier participante que necesite atención médica. El coordinador de transporte será el enlace, junto con el coordinador de la clase, y acompañará, de ser  necesario, a cualquier participante al recinto médico.

Antes de cualquier  sección del curso o de un evento programado que requiera transporte, el coordinador de la clase se pondrá de acuerdo con el coordinador de transporte y con el personal de ILEA para asegurar la disponibilidad de un transporte adecuado.  El tiempo que toma llegar a la academia varía dependiendo del tráfico. ILEA no proporciona servicio de transporte a la academia en sábados o domingos.  Los instructores visitantes que lleguen durante el fin de semana, deberán ponerse en contacto con el coordinador de la clase para tener una reunión informativa sobre los deberes y obligaciones y para revisar los materiales, etc.

Por favor tome nota de que ILEA tiene un número limitado de motoristas.  Su principal responsabilidad es la de transportar a los instructores a ILEA antes de que comiencen las clases y regresarlos al  hotel después de finalizada la clase. Las solicitudes especiales de transporte sólo se acomodarán con respecto a las necesidades de las operaciones de ILEA.

Uso de los servicios de traducción de ILEA

Además de los cursos en inglés, a menudo ILEA también imparte cursos con instrucción tanto en español como en portugués.  La mayoría de los materiales de presentación de los instructores deberán ser traducidos al idioma requerido antes de su llegada a El Salvador.  Debido a complicaciones contractuales y procedimientos de facturación, los traductores no podrán llevar a cabo ninguna solicitud de servicios de idiomas hasta no contar primero con la aprobación de la administración de ILEA –sin importar cuán urgente sea la solicitud. En última instancia, este servicio le será cobrado a la agencia responsable y la solicitud requerirá de su aprobación antes de que ILEA proceda con cualquier tarea de traducción.  Debido a que su tarea primordial es la de interpretación simultánea, durante las clases, los intérpretes de ILEA sólo podrán traducir pequeñas cantidades de material en sus horas no laborales, no toda una lección o curso.  Esta información se le brinda al coordinador de la clase, en caso de que usted sea abordado por algún instructor solicitando la asistencia con la traducción del material del curso.

Reporte del coordinador de la clase

Para el último día del curso, se requiere que el coordinador de la clase le presente un borrador del reporte al Director de ILEA o a su designado. En un plazo de 30 días, el reporte final deberá ser presentado al Buró de Asuntos Internacionales de Narcóticos y Cumplimiento de la Ley, del Departamento de Estado, en  Navy Hill SA4, 2430 East Street NW, Washington, D.C., con copia para el Director de ILEA El Salvador y para el Jefe de División de FLETC, ITT. Se anexa una muestra del formato.

Antes de salir de El Salvador, el coordinador de la clase hablará con la administración de ILEA sobre todos los incidentes, comentarios, recomendaciones y conclusiones que aparezcan en el reporte del coordinador de la clase.

Deberes y responsabilidades para con los participantes

Enlace

El coordinador de la clase funge como enlace, entre los participantes y la ILEA, y es la fuente de respuestas concernientes a la ILEA, programa del curso, agencias de la ley en EEUU y cultura y prácticas estadounidenses.  Usted informará a los participantes del curso LEMDP, según sea necesario, generalmente en las mañanas, antes del inicio de las clases, y en la tarde, al final del día de clases.  También se espera que usted tome sus alimentos con los participantes del LEMDP puesto que esa es la mejor manera de estar disponible de una manera no estructurada en un ambiente informal.

Preocupaciones y problemas de los participantes

El coordinador de la clase debe estar disponible en todo momento para manejar las preocupaciones y problemas legítimos de los participantes. La guía de referencia expone procedimientos específicos a seguir en casos de enfermedad, lesiones, emergencias familiares y cuando un participante haya sido víctima de un crimen.  Para las situaciones que no estén contempladas en la guía de referencia, el coordinador de la clase deberá emplear el sentido común, para resolver el problema, y buscar la opinión de los jefes de ILEA cuando sea apropiado.

Avisos

El coordinador de la clase es responsable de dar los avisos administrativos y del programa durante el curso.  Por lo general, dichos avisos se harán cuando el coordinador de la clase abra o cierre cada día de clases.  En cualquier caso, una buena regla es la de siempre presentarse ante la clase, cada mañana, en caso de que los participantes tengan cualquier pregunta o preocupación.

Asistencia y puntualidad

El coordinador de la clase debe monitorear y hacer cumplir la asistencia y puntualidad al regresar de los recesos y almuerzos programados, señalando los problemas y preocupaciones a los líderes de las delegaciones de país y a toda la clase según corresponda.  Este factor es un aspecto importante para que el curso sea del todo exitoso.  La puntualidad es un requisito indispensable.  Si el principio o continuación de cada clase se demora varios minutos ello afectará a los instructores en la tarde.  La administración de ILEA espera que el coordinador de la clase imponga con tacto este requisito a los participantes desde el inicio del curso; ello evitará problemas en las últimas semanas del curso.

Vestimenta apropiada

El coordinador de la clase deberá asegurase de que todos los participantes se vistan apropiadamente para los días de capacitación.  Para el primer día y para el día de graduación, los participantes deben vestir atuendos formales o su uniforme oficial.  Los demás días de capacitación, a no ser que se especifique otra cosa, los participantes deben adherirse a la norma establecida por el director de la academia.

Evaluaciones

Hay dos conjuntos de evaluaciones que el coordinador de la clase es responsable de recoger durante el curso: las Evaluaciones del Tema y las Evaluaciones del Instructor para cada tema impartido y para cada instructor que participe en el LEMDP.  A la llegada del coordinador de la clase, el personal de ILEA ya debe tener listos ambos juegos de evaluaciones; sin embargo, es responsabilidad del coordinador de la clase el asegurarse de que todas las evaluaciones estén a la mano cuando se necesite. Tan pronto cada instructor termine su labor de capacitación, los participantes deberán recibir la hoja de evaluación para ese instructor. Al completar cada área temática, los participantes deberán recibir la hoja de evaluación del tema para su contestación.  El coordinador de la clase proporcionará las evaluaciones terminadas al personal de ILEA para su tabulación, registro y archivado.

Vocero de los participantes en la graduación

Durante la ceremonia de graduación, el participante elegido por sus similares ofrece un discurso de graduación de parte de toda la clase.  El coordinador de la clase es responsable de realizar dicha elección, por lo general, al final de la cuarta semana, empleando las boletas proporcionadas por el personal de ILEA. Tan pronto se defina al participante, el coordinador de la clase notificará al personal de ILEA para que el nombre del participante pueda ser agregado al programa de la graduación.  El coordinador de la clase deberá, también, trabajar con el representante de la clase para asegurarse de que sus palabras sean apropiadas.

Líderes de delegación

Cada delegación de país tendrá un líder de delegación que fungirá como enlace entre el coordinador de la clase y los participantes.  El coordinador de la clase puede ayudarse con los líderes de las delegaciones para pedir o dar información a los participantes.  Para ayudar a promover una buena relación de trabajo y una mejor comunicación, el coordinador de la clase puede programar, por lo menos, una comida por semana con todos los líderes de delegación. En caso de que sea necesario emprender medidas disciplinarias, para con uno de los participantes, se pedirá la colaboración del respectivo líder de delegación.

Deberes y Responsabilidades en Relación con los Instructores

Encuestas y Cuestionarios

Antes de su llegada, los instructores pueden enviar a ILEA sus encuestas o cuestionarios para determinar los puntos de  interés o las destrezas de los participantes.  El coordinador de la clase distribuirá y, luego, recogerá los cuestionarios respondidos, en forma oportuna, para que estén listos a la llegada de los instructores.

Sesiones Informativas

El coordinador de la clase es responsable de realizar una sesión informativa con cada instructor visitante.  Dicha sesión debe realizarse a la mayor brevedad posible tras el arribo instructor; sin embargo, a más tardar, la sesión informativa debe darse un día antes de que el instructor comience a impartir su capacitación.   Si el instructor no ha contactado al coordinador de la clase a la fecha programada de arribo del instructor, el coordinador de la clase debe intentar contactar al instructor.  Si el coordinador de la clase no puede constatar el arribo del instructor, entonces deberá contactar a la agencia del instructor para determinar dónde puede estar el instructor.

Se proporciona un paquete de Información para el Instructor Visitante para ayudar en la realización de la sesión informativa.  Cada paquete contiene la biografía del instructor y una hoja de datos de emergencia que debe ser recogida y llenada.  Durante la reunión informativa el coordinador de la clase debe obtener una copia impresa y, de ser posible, una electrónica de todos los documentos que serán suministrados a los participantes para la biblioteca de materiales de cursos que mantiene el personal de ILEA.

Camisas de los Instructores de ILEA

Los instructores que por primera vez enseñan en ILEA San Salvador tienen derecho a una camisa polo de instructor de ILEA, que el coordinador de la clase puede obtener por medio del personal de ILEA.  Antes de entregar una camisa de instructor de ILEA, el coordinador de la clase deberá verificar el listado de Camisas de Instructor, que mantiene el personal de ILEA, para asegurarse de que el instructor no haya recibido una camisa anteriormente y, luego, debe agregar el nombre del instructor al listado.

Materiales del Curso

Es responsabilidad de cada instructor el asegurarse de que todos los materiales del curso estén disponibles y sean distribuidos a los participantes.  Al realizar sesiones informativas con los instructores, el coordinador de la clase debe verificar, con cada uno de los instructores, que todos los materiales (incluyendo los traducidos), que han de ser provistos a los participantes, estén disponibles y listos para ser distribuidos. Debido a que algunas agencias hacen envíos de sus materiales, puede ser necesario constatar, con el personal de ILEA, que los materiales hayan sido recibidos y se encuentren en la bodega de ILEA.

Familiarizar a los Instructores con el Equipo del Salón de Clases

Hasta que se contrate a un especialista en equipo audio-visual, el coordinador de la clase deberá ayudar al personal de ILEA a familiarizar a los instructores con el equipo del salón de clases que ellos requieren para sus presentaciones.  Cualquier equipo que un instructor traiga consigo, como una computadora portátil, por ejemplo, para ser usado con el equipo de ILEA deberá ser probado para constatar su confiabilidad y compatibilidad antes de dar la presentación.

Presentar a los instructores

El coordinador de la clase presentará a cada instructor, antes de su primera aparición ante la clase, utilizando la biografía del instructor obtenida durante la sesión informativa con él.

Asistir a los instructores

El coordinador de la clase deberá ayudar a los instructores con los preparativos hasta donde sea necesario.  Podrá solicitarse su ayuda en la realización de ejercicios prácticos.

Deberes y Responsabilidades en Relación con la Gerencia de ILEA

Cadena de Mando

La cadena de mando va desde el Embajador de los Estados Unidos, hacia el Director de ILEA o su designado, hasta el coordinador de la clase.

Mantener Informada a la Gerencia de ILEA

El coordinador de la Clase deberá mantener informada a la gerencia de ILEA sobre cualquier problema o suceso conforme surjan. Ello incluye, pero no se limita, a: cualquier problema serio de salud, emergencias o asuntos disciplinarios, y cualquier problema significativo relacionado con el equipo o la capacitación.  Todos los incidentes y sus resultados serán documentados en la Bitácora de Labores y reportados en la bitácora diaria del coordinador de la clase.  De no haber nada que reportar, deberá indicar lo mismo en la bitácora para ese día.  El coordinador de la clase deberá tener la libertad de llamar o visitar al Director o Sub-Director durante el día normal de trabajo.

Asistir a la Gerencia de ILEA

Durante el curso puede pedírsele al coordinador de la clase que asista en la preparación del curso, en la orientación y en la distribución de uniformes y preparación de  la pre-graduación y graduación.

Graduación, Cenas de País, Actividades Extracurriculares

El coordinador de la clase tiene un papel clave en la cena de graduación, ceremonia de graduación, actividades de fines de semana, cenas de país, recepción de pre-graduación y otros eventos programados por el Director de ILEA San Salvador.  El coordinador de la clase es responsable de prestar su importante colaboración al personal administrativo de ILEA y de asegurare de que dichas actividades se programen, coordinen y organicen con suficiente antelación. Además, puede pedírsele, al coordinador de la clase, que prepare la agenda de la ceremonia de graduación y que funja como facilitador durante la misma.